Как сделать сортировку данных в эксель. Сортировка в Excel – основные сведения Как упорядочить ячейки в excel по возрастанию

При сортировке данных в Excel Вы можете столкнуться с необходимостью отсортировать данные одновременно по нескольким столбцам. Вот как раз сегодня я расскажу как это можно сделать.

За пример возьмем таблицу, в которой имеется список продуктов с их стоимостью и сроком годности. Задача - отсортировать продукты в алфавитном порядке и по сроку годности.

Выделяем все ячейки таблицы, к которой мы будем применять сортировку. В нашем случае, можно просто встать на любую ячейку внутри диапазона. Далее на вкладке Главная щелкаем по иконке Сортировка и фильтр и из выпадающего меню выбираем пункт Настраиваемая сортировка .

Откроется окно настройки сортировки. Первым делом нужно убедиться, что стоит галочка Мои данные содержат заголовки . Эта настройка позволяет убрать первую строку из диапазона и не участвовать ей в будущей фильтрации.

Теперь будем добавлять столбцы, по которым будет идти сортировка. Первым, в нашем случае, идет столбец Продукты . В поле Сортировка выставляем Значение и устанавливаем Порядок от А до Я .

Теперь продукты будут сортироваться сначала по первому столбцу и дополнительно по второму. При этом вторая сортировка не оказывает влияние на первую. Таким же образом можно осуществлять сортировку и по большему количеству столбцов.

Кстати, сортировка может также осуществляться и по строкам. Как это сделать я расскажу в следующем уроке.

В двух предыдущих уроках мы удаляли дубликаты. Прочитать об этом можно и . В этом уроке мы будем осуществлять поиск дубликатов .

В этом уроке расскажу как закрепить шапку на каждой странице Excel. Это может понадобиться в том случае, если вы работаете с большими по размеру таблицами. Обычно при их распечатке выходят документы с большим количеством страниц и для того, чтобы было удобно с ними работать, необходимо сохранить шапку таблицы на каждом листе.

В этом уроке расскажу как поставить в начале ячейки знак плюс или ноль перед числом в Excel. Давайте представим ситацию, что вам необходимо ввести в ячейку номер телефона в формате "+7 987...". В обычном состоянии программа Эксель просто удалит этот знак плюс.

Сортировка в Эксель – это встроенная функция, с помощью которой пользователь сможет расположить данные в столбцах на листе в удобном порядке для их последующего анализа.

Вы сможете отсортировать информацию в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию значений, по дате или по значкам, по цвету текста или ячейки. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Чисел

Здесь все достаточно просто. Для примера возьмем следующую таблицу. Сделаем в ней сортировку данных по столбцу С . Для этого выделяем его и на вкладке «Главная» кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В следующем меню выберите или «… от минимального к максимальному» , или «… от максимального к минимальному» . Выберем второй вариант.

Теперь у нас данные в С размещены в порядке убывания.

У меня столбец С расположен между двумя другими, которые заполнены данными. В этом случае, Excel считает, что выделенный столбец – это часть таблицы (и считает правильно). В результате появилось следующее сообщение. Поскольку мне нужно сделать сортировку конкретно для Класса, выделяю маркером пункт «… в пределах указанного выделения» и нажимаю «Сортировка» .

По алфавиту

Она делается по тому же принципу, как было описано выше. Выделяем нужный диапазон, и нажимаем кнопочку «Сортировка и фильтр» . В выпадающем меню пункты изменились. Выберите или от «А до Я» , или от «Я до А» .

Список имен в примере отсортирован по алфавиту.

По дате

Чтобы отсортировать даты в Эксель, сначала обратите внимание, какой формат установлен для тех ячеек, в которых они записаны. Выделите их и на вкладке «Главная» посмотрите на группу «Число» . Лучше всего подойдет или формат «Дата» , краткий или длинный, или «(все форматы)» – дата может быть записана различными способами: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.

Этот момент очень важен, так как в противном случае, даты могут быть отсортированы просто по возрастанию первых двух чисел, или по месяцам в алфавитном порядке.

После этого выделяем нужный диапазон ячеек и жмем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В меню можно выбрать или «от старых к новым» , или «от новых к старым» .

По цвету ячейки или текста

Этот способ можно использовать, когда в таблице Excel текст в ячейках или сами ячейки закрашены в различный цвет. Для примера возьмем столбец из чисел, закрашенных разными цветами. Отсортируем его, чтобы сначала шли числа, закрашенные в красный, затем зеленый и черный цвет.

Выделяем весь диапазон, кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» и выбираем из меню «Настраиваемая…» .

В следующем окне, уберите галочку с поля , если Вы выделили их без верхней строки, которая является шапкой таблицы. Затем выбираем столбец, по которому будем сортировать, в примере это «I» . В разделе «Сортировка» из выпадающего списка выбираем «Цвет шрифта» . В разделе порядок выбираем «красный цвет» – «Сверху» . Это мы отсортировали числа красного цвета.

Теперь нужно, чтобы в столбце шли числа зеленого цвета. Нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . Все настройки те же, только выберите «зеленый цвет» . Нажмите «ОК» .

Наш столбец отсортирован следующим образом.

Как видите, числа идут не по порядку. Давайте отсортируем числа в порядке возрастания. Выделяем столбец, нажимаем «Сортировка и фильтр» – «Настраиваемая …» . В открывшемся окне нажмите на кнопку «Добавить уровень» . Столбец остается «I» , в следующем поле выбираем по «Значению» , порядок «По возрастанию» . Нажмите «ОК» .

Теперь наш столбец отсортирован и по цвету текста и в порядке возрастания данных.

Аналогичным образом сортируются данные и по цвету ячейки, только в разделе «Сортировка» выбирайте из списка «Цвет ячейки» .

Таблицы

Если у Вас есть таблица, в которой нужно выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, делаем следующее. Выделяем весь диапазон ячеек таблицы вместе с шапкой. Кликаем по кнопочке «Сортировка и фильтр» и выбираем «Настраиваемая …» .

Давайте отсортируем класс в порядке возрастания, и таким же образом средний бал.

В окне сортировки ставим галочку в поле «Мои данные содержат заголовки» . В разделе «Столбец» выбираем из списка «Класс» , сортировка по «Значению» , а порядок «По возрастанию» .

Чтобы сделать все тоже самое по среднему балу, нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Средн.бал» . Нажмите «ОК» .

Данные в таблице отсортированы.

Теперь в столбце «Имя» закрасим ячейки с мальчиками в синий цвет, ячейки с девочками в розовый. Чтобы не делать это для каждой ячейки в отдельности, прочтите статью, как выделить ячейки в Excel – в ней написано, как выделить несмежные ячейки.

Выполним сортировку этого столбца по цвету ячейки: сначала будут девочки, потом мальчики. Снова выделяем всю таблицу, жмем «Сортировка» – «Настраиваемая …» .

В открывшемся окне уже есть два уровня, которые мы сделали раньше. Эти уровни имеют приоритет – у первого самый большой, у второго меньше и так далее. То есть, если мы хотим, чтобы сначала выполнилась сортировка данных в таблице девочки/мальчики, затем по классу, а затем по среднему балу – нужно в таком порядке и расставить уровни.

Нажимаем на кнопку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Имя» , сортировка – «Цвет ячейки» , порядок – «розовый» , «Сверху» .

Теперь с помощью стрелочек перемещаем данную строку наверх списка. Нажмите «ОК» .

Таблица с отсортированными данными выглядит следующим образом.

Сортировка данных — один из важных инструментов в Excel . Сортировка — это упорядовачивание данных в нужном порядке. К примеру, если вам нужно выстроить числа от большего к меньшему. Благодаря этой функции можно в минимальные промежутки времени легко выстроить данные, чтобы в дальнейшем проанализировать их или удалить лишнее. Итак, как сортировать в Excel?

Для того, чтобы отсортировать данные, можно выделить таблицу и правой кнопкой мыши, выбрать пункт Сортировка
Так же сортировать в excel можно, используя функцию «Сортировка и фильтр», которая находится на вкладке Главная в блоке Редактирование панели.

Сортировать значения можно как по возрастанию, так и по убыванию (сортировка от А до Я, сортировка от большего к меньшему)
Для данного вида упорядочивания необходимо активировать ячейку столбца, в котором нужно отсортировать данные, и из открывшегося окна выбрать нужную.

Данные таблицы можно упорядочить согласно цвету их ячейки или цвету шрифта. Для этого необходимо выделить ячейку и выбрать пункт Сортировка по цвету.

Следует отметить, что к типу шрифта «курсив» или «жирный» данная функция не распространяется. То же самое касается шрифта и цвета ячеек, которые задаются при открытии книги. Эта функция удобна тем, что позволяет обработать огромный массив данных, которые были заранее отмечены определенным образом — цветом или шрифтом. Когда активирован данный вид сортировки, получится массив данных, выбранных согласно типу выделенной ячейки.

Как сортировать в Excel по трем и более столбцам?

Это так называемая Настраиваемая сортировка. Данный вид сортировки осуществляется по следующему алгоритму: Главная — Сортировка и фильтр — Настраиваемая сортировка …
Смысл этого типа сортировки в том, что можно упорядочить данные сразу по двум критериям.

Например, нам нужно определить по городам, какой сотрудник осуществляет наибольшие продажи. Также можно сравнить эти показатели по временным промежуткам: месяц, квартал, год (если существуют необходимы столбцы)

Как сортировать в Excel по строкам или столбцам

Данные можно упорядочить как по столбцам, так и по строкам, соблюдая следующий алгоритм: данные – Сортировка – Параметры
Этот вид сортировки позволяет проанализировать информацию по определенным параметрам, указанным в заголовках самой таблице данных.

Да-да можно сортировать по столбцам! Об этом читайте .

Основные принципы сортировки

Пользуясь функцией сортировки, необходимо соблюдать ряд правил.
1. Важно! Как включить заголовки при сортировке? Нужно не забывать активировать функцию «Мои данные содержат заголовки», которая располагается во вкладке Сортировка (правый верхний угол на картинке 3). Если функция не будет активна, то Excel упорядочит заголовки совместно со всем массивом данных или увеличит диапазон для анализа.
2. Если массив данных содержит столбцы или строки, которые были скрыты и на время обработки являются невидимыми, то функция упорядочивания к ним применяться не будет.
3. Если в списке данных имеются объединенные ячейки, то функция сортировки будет для них недоступна. Необходимо либо отменить объединение ячеек в данном диапазоне, либо не указывать этот диапазон в области сортировки.
4. Данные сортируются согласно определенным правилам. Так, при обработке массива данных, в итоговом списке сначала будут располагаться цифры, после них знаки. Далее располагается информация на английском языке и только потом информация на русском языке. Например, вы сортируете массив данных, содержащий цифровые значение и текстовые значения на русском языке. После процедуры сортировки в итоговом списке цифровые значения будут располагаться выше текстовых.
5. Ячейка с числовым форматом, но числовым значением будет стоять впереди ячейки с текстовым форматов и числовым значением.
6. Пустые ячейки всегда находятся в конце отсортированной таблицы.

Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.

Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

Сортировка по одному критерию

Пошаговые действия:

1. В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
2. На вкладке Данные найти группу команд .

Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка , а далее - требуемый вариант сортировки.

Пошаговые действия:

1. Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

1. На вкладке Данные найти группу команд и на ней выбрать команду Сортировка .
2. Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец , Сортировка , Порядок ) необходимо выбрать:

1. Имя столбца для сортировки.
2. Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
3. Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

1. Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
2. На вкладке Данные выбрать группу , а затем выбрать команду Сортировка .
3. В поле Столбец укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
4. В поле Сортировка из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки , цвет шрифта или значок ячейки .
5. Поле Порядок содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором - размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху или Снизу ).
6. При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень .

Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» , заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

1. После выбора сортировки нажать кнопку ОК .

Сортировка данных в Excel – это очень полезный инструмент, который позволяет улучшать восприятие информации, особенно при больших объемах. В данном уроке мы научимся применять сортировку, узнаем основные команды, а также познакомимся с типами сортировки в Excel.

При добавлении данных в Excel очень важно грамотно организовать информацию на рабочем листе. Одним из инструментов, который позволяет сделать это, является сортировка. С помощью сортировки Вы можете сформировать список контактной информации по фамилии, расположить содержимое таблицы в алфавитном порядке или же в порядке убывания.

При сортировке данных в Excel в первую очередь необходимо решить, как применять сортировку: ко всему листу (таблице) или только к определенному диапазону ячеек.

Как сделать сортировку листа (таблицы, списка) в Excel

В следующем примере мы отсортируем форму заказа футболок по Фамилиям (Столбец С) и расположим их в алфавитном порядке.

При сортировке таблицы или списка в Excel необходимо, чтобы они были отделены от посторонних данных на листе как минимум одной строкой или столбцом. В противном случае в сортировке будут участвовать посторонние данные.

Как сделать сортировку диапазона в Excel

В следующем примере мы выберем отдельную небольшую таблицу на листе Excel, чтобы отсортировать количество футболок, заказанных в определенные дни.

Если сортировка в Excel выполняется неправильно, то в первую очередь проверьте верно ли введены значения. Даже небольшая опечатка может привести к проблемам при сортировке больших таблиц. В следующем примере мы забыли поставить дефис в ячейке A18, что привело к неточной сортировке.