Начальная настройка. Начальная настройка Веб-сервис работы с файлами

После установки конфигурации 1С Документооборот 8 первостепенно необходимо заполнить базу для работы начальными данными. Что в первую очередь заполнить, какие данные вносить, чтобы первые пользователи могли начать работу? Ниже описан план, по которому действовал я, исходя из перерытого материала, и своих ошибок.

Начальная настройка

Базис для плана черпал на инфостаре, но запускал систему с минимальными параметрами, с активацией только самых необходимых функций, с возможностью дальнейшего расширения. Почти все настройки находять в разделе НСИ.
Начало работы с программой 1С Документооборот 8

• Заголовок системы.

Банально, но необходимо (настройки программы)

• Виды внутренних документов (Приказ, Заявление и т.д. – определиться с перечнем)

Необходимо изначально добиться от заказчика виды внутренних документов, и, желательно, разграничение работы пользователей с ними

• Нумераторы внутренних документов (для каждого вида документов можно реализовать, или в разрезе подразделений)

Выяснить, реализовывать нумерацию (префиксы) документов в разрезе подразделений, либо видов документов. Соответственно для каждого вида документа необходимо будет иметь префиксы заранее, до того как будет их вводить.

• Использование почты (только уведомления или легкая почта)

О специфике использования легкой почты опишу позже, но на начальном этапе я бы посоветовал вообще отказаться от использования почты, ограничившись уведомлениями на почту сотрудника. Но все же стоит согласовать заранее какие средства взаимодействия будут задействованы. Не забудьте выделить системную учетную запись, и настроить параметры подключения, на базе которых можно будет настроить почту для остальных сотрудников.

• Структура предприятия (Групп пользователей)

Устоявшаяся управленческая иерархия будет отличным подспорьем для разделения полномочий и доступов. Но если же функции различных подразделений пересекаются, на первом этапе стоит ограничится минимальной структурой, с дальнейшим ее расширением. Не стоит фанатично придерживаться правил, если это вреди результату.

• Структура папок документов

Основоположник разделение доступов к документам, так как папки несут не только смысловую нагрузку, но и ограничения на ознакомление и изменение с документами. Постарайтесь максимально детализировать иерархию.

• Структура папок файлов (пункт 8.10 стр. 127, Папки подразделений, Общие файлы, Личные папки)

Больше касается личных файлов, шаблонов и файлов, которые будут добавляться вручную. Если вы пока не планируете предоставлять подобный доступ пользователям, можно упустить этот пункт, но все же для начала стоит завести Общую папку для различных потребностей с доступом для всех.

• Профили групп доступов

Если специфических требований к разделению труда не выдвинуто, стоит остановиться на стартовом составе профилей. Иначе, если требуется разделить людей на тех, кто работают только с внутренними документами, либо делопроизводители будут работать в различными видами документов, тогда стоит вникнуть подробнее и предварительно настроить дополнительные профили.

• Шаблоны файлов (набор основных документов для создания), права на папку шаблонов только избранному

Если организация планирует использовать шаблоны договоров, приказов и другой документации, можно предварительно получить эти шаблоны и настроить их обработку в базе. Но работу начать можно и без этого.

• Использование номенклатуры дел (хранение внутренних документов)

Разделение на специфику дел можно определить сразу. Это так же один из разделов настроек, который определяет доступы пользователей к документам.

После того, как вы выяснили у заказчика эти моменты, и выполнили соответствующие настройки базы, можно разрешать вход рабочей группы для обкатки функционала.

Процессы работы с документами часто пересекают границы типовых решений «1С:Предприятия 8» и других приложений. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между этими приложениями. «1С:Документооборот» обеспечит простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С:Предприятие»:

• Интеграция с «1С:Бухгалтерией предприятия» – для договорных документов.
• «1С:ERP Управление предприятием» – для проектно-конструкторской документации.
• «1С:Зарплата и управление персоналом» – для кадрового документооборота.
• «1С:Управление торговлей» – для ведения переписки с клиентами и контрагентами, и для создания объектов на основе этой переписки – заказы, соглашения.

Бесшовная интеграция избавит вас от переходов из программы в программу: в карточках другой конфигурации или приложения просто появятся гиперссылки, по которым вы сможете открыть любые учетные данные из «1С:Документооборота»: присоединенные файлы, процессы, задачи, историю переписки и т.д.

И самое важное – настройки интеграции уже готовы и в «1С:Предприятии», и в типовых решениях.

Технологии интеграции:

Загрузка файлов

• «1С:Документооборот 8» умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети.
• Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку «1С:Документооборота 8» с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.
• Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия.

Загрузку удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и т.п.

Электронная почта

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте, например, контрагенту или сотруднику, работающему в другом офисе. Программа поддерживает легкую и встроенную почту (только для КОРП и ДГУ).

Легкая почта

• Загружает почтовые сообщения как из одного, так и из нескольких почтовых ящиков.
• Почтовые сообщения загружаются в справочники входящих или внутренних документов вместе с вложениями.
• Почтовое сообщение может включать в себя файл описания документа, соответствующий ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». При загрузке такого сообщения «1С:Документооборот» автоматически заполнит все реквизиты входящего или внутреннего документа. При отправке документов из «1С:Документооборота» по электронной почте это сообщение взаимодействия СЭД формируется автоматически и добавляется к электронному письму вместе с другими вложениями.
• При отправке и загрузке легкой почты поддерживается ЭП и шифрование.

Встроенная почта

• Позволяет вести учет электронной почты непосредственно в «1С:Документообороте», не используя сторонние почтовые клиенты;
• Рассматривать электронное письмо как объект документооборота. То есть, на основании письма можно создавать процессы и задачи, внутренние и входящие документы и т.п. Также можно создавать письма на основании процессов, задач, документов и т.п.;
• Добавлять запись в ежедневный отчет прямо из письма;
• Работать со списком писем, упорядочивать письма по папкам, помечать флажками;
• Импортировать письма и контакты из Microsoft Outlook;
• Вести списки контактов почты, используя адресную книгу, список Мои контакты , список личных адресатов;
• Создавать, пересылать и перенаправлять письма, автоматически устанавливая между ними связи;
• Добавлять одному пользователю несколько учетных записей и показывать папки этих учетных записей единым деревом;
• Руководителям видеть почту своих подчиненных;
• и использовать другие возможности.

Синхронизация данных

1С:Документооборот 8 поддерживает синхронизацию данных с другими типовыми конфигурациями, разработанными с использованием «Библиотеки стандартных подсистем»:

• «ERP Управление предприятием», редакция 2.0;
• «Управление торговлей», редакция 11;
• «Бухгалтерия предприятия КОРП» версия 3.0.35 и выше.

Предусмотрена также синхронизация 1С:Документооборот - 1С:Документооборот , которую удобно использовать для организации распределенной или межведомственной системы электронного документооборота (МЭДО).

Используя возможности синхронизации можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. Также есть возможность разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач, например, обмен кадровой документацией с конфигурацией «1С:Зарплата и управление персоналом».

Правила обмена данными

В комплект поставки «1С:Документооборота» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8»:

• «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
• «Управление нашей фирмой», редакция 1.4;
• «Комплексная автоматизация», редакция 1.1;
• «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
• «Управление производственным предприятием», редакция 1.3;
• «Управление торговлей», редакция 10.3.

Используя эти правила и обработку Универсальный обмен данными XML , можно выполнять обмен общей нормативно-справочной информацией. Например, сведениями о контрагентах (корреспондентах), контактных лицах, организациях, физических лицах и пользователях. Обмен запускается вручную по вашей инициативе.

В комплект поставки также входят правила обмена, демонстрирующие возможность переноса согласованных договоров из конфигурации «1С:Документооборот 8» в «Управление производственным предприятием» 1.3.

Веб-сервис работы с файлами

«1С:Документооборот 8» можно использовать как внешнюю библиотеку файлов, которая может быть предназначена для различных внешних программ:

• конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8.3»;
• других приложений, которые умеют работать с веб-сервисами.

Применение «1С:Документооборота 8» как библиотеки файлов позволяет:

• присоединить файлы к объектам вашей информационной базы;
• разгрузить вашу информационную базу за счет переноса хранимых файлов в «1С:Документообороте 8»;
• обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
• интегрировать файлы, относящиеся к вашей информационной базе, в общий документооборот предприятия;
• организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.

Веб-сервис документооборота (DM Service)

Веб-сервис DM Service (Documents Management) необходим для бесшовной интеграции с другими приложениями. Бесшовная интеграция позволяет не только работать с данными «1С:Документооборота» из интерфейса других приложений, но и пользоваться такими возможностями программы, как отправка писем, запуск бизнес-процессов и т.п.

DM Service содержит только одну операцию execute(). Эта операция принимает запрос на выполнение того или иного действия и возвращает ответ. Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса.

Веб-сервис используется «Библиотекой интеграции Документооборота», которая включена в комплект поставки. Библиотека позволяет встроить «1С:Документооборот» в другие конфигурации на платформе «1С: Предприятие», делая интеграцию максимально прозрачной для пользователя.

Примеры интеграции:

• Из карточки документа «Заказ покупателя» в «1С:Управлении торговлей 11» сотрудники смогут сформировать внутренний документ «1С:Документооборота», отравить его на согласование, утверждение, регистрацию и контролировать эти процессы
• Ответственный за работу с контрагентом в «1С:Управлении торговлей 11» может посмотреть его входящие и исходящие документы и узнать, какие по этим документам идут процессы и в какой стадии они находятся.
• Менеджер по продажам может присоединить к документу «Заказ покупателя» в «1С:Управлении торговлей 11» файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные электронной подписью. Хранение этих файлов и сведений об электронной подписи обеспечит «1С:Документооборот».

Описание веб-сервисов.htm l, который входит в комплект поставки.

Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия

Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8» предусмотрен веб-сервис для асинхронной интеграции с другими приложениями и конфигурациями по принципу «отправил и забыл». Приложение-потребитель отправляет в «1С:Документооборот 8» запросы на обработку путем вызова операции put и получает ответы вызовом операции get. Обработка сообщений может выполняться «1С:Документооборотом 8» в любом порядке. На один запрос может быть сформировано несколько ответов.

Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса.
Этот веб-сервис удобно использовать для интеграции «1С:Документооборота 8» с другими приложениями на платформе ESB (Enterprise Service Bus).
Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле Описание веб-сервисов.html , который входит в комплект поставки.

Бизнес-события

Бизнес-события помогают автоматизировать взаимодействие разных частей «1С: Документооборота» друг с другом и внешними источниками. Он состоит из следующих частей:

• детекторы событий (обнаруживают важные события: например, число активных пользователей превышает 50);
• обработчики событий (после того, как детектор зафиксировал событие, обработчик начинает работать с ним: например, отправляет оповещение в виде процесса Ознакомление);
• реестр произошедших событий.

Механизм бизнес-событий очень гибок в использовании и позволяет создавать свои собственные детекторы и обработчики при помощи встроенного языка.
Чтобы выключить использование бизнес-событий:

1. Перейдите в раздел .
2. Выполните команду Настройка программы .
3. Установите флажок Использовать бизнес-события .
4. После этого в разделе Настройка и администрирование появится группа команд Бизнес-события .

В «1С:Документообороте» есть только один типовой обработчик: автоматический старт процессов. Настроить автостарт можно в шаблоне процесса. Это может сделать не только администратор, но и все пользователи, у которых есть права для работы с шаблонами.

Прием и отправка сообщений по СВД

При помощи механизма СВД (Система внешнего документооборота) можно настроить автоматический прием и отправку сообщений между различными организациями и учреждениями. В комплект поставки «1С: Документооборота» входит клиент и сервер СВД. При использовании СВД «1С: Документооборот 8» сам выполняет:

• обмен входящими и исходящими документами;
• учет поступающих документов в журналах;
• увязывание документов в цепочки.

Для использования СВД в «1С:Документообороте» нужно настроить серверную часть СВД и клиентскую часть СВД у каждого абонента.
На клиенте и на сервере можно посмотреть отчеты по объему и отправке документов по СВД.

Интеграция бизнес-процессов процессов (только для «1С:Управление торговлей» версии 11.0)

Обратите внимание, что данная возможность актуальна только для конфигурации «1С:Управление торговлей» версии 11.0. В «1С:Управлении торговлей» версии 11.1 и выше задачи, которые решал данный механизм, реализованы средствами .

Основное назначение данного механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы различных информационных баз. Второе назначение механизма – сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей.

Примеры бизнес-процессов, пересекающих границы конфигураций:

• бизнес-процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе «1С:Управление торговлей 11», продолжается в «1С:Документообороте 8» и заканчивается в «1С:Управлении торговлей 11»,
• согласование исходящего документа начинается и заканчивается в «1С:Документообороте 8», но одним из согласующих лиц является менеджер по продажам, который работает в информационной базе «1С:Управление торговлей 11».

Как работает этот механизм
Некоторые роли исполнителей могут быть определены как внешние. Установка роли признака «Внешняя» указывает программе на то, что исполнители этой роли определены в другой информационной базе. Для пользователей эта роль ничем не отличается от других.

Примеры ролей в «1С:Документообороте»:

• Делопроизводитель (внутренняя)
• Директор (внутренняя)
• Менеджер по продажам (внешняя)
• Главный бухгалтер (внешняя)

Рассмотрим пример, когда в качестве одного из исполнителей бизнес-процесса «Исполнение» в «1С:Документообороте 8» указан не конкретный сотрудник, а внешняя роль «Менеджер по продажам». В этом случае произойдет следующее:

«1С:Документооборот 8»	«1С:Управление торговлей», ред. 11
Для роли «Менеджер по продажам» будет сформирована задача «Исполнить»
Создается и стартует специальный бизнес-процесс «Поручение», в котором эта задача будет указана как задача-источник. Дополнительно к этому поручению будут приложены: содержание документа (предмета бизнес-процесса) в формате HTML; файлы, присоединенные к этому документу
	В результате обмена в «1С:Управлении торговлей 11» появляется и стартует бизнес-процесс Задание , в точности повторяющий бизнес-процесс Поручение из «1С:Документооборота 8». Он также содержит присоединенные файлы и включает в себя содержание документа из «1С:Документооборота 8» в формате HTML. В результате старта задания появляется задача, назначенная роли «Менеджер по продажам».
	Сотрудник, исполняющий в «1С:Управлении торговлей 11» роль «Менеджер по продажам», знакомится с этой задачей, приложенным к ней HTML содержанием документа и его файлами и отмечает ее как выполненную. Это приводит к завершению бизнес-процесса Задание .
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8» и «1С:Управлением торговлей 11»
Ранее созданный бизнес-процесс Поручение завершается и автоматически помечает свою задачу-источник из бизнес-процесса Исполнение как выполненную. Таким образом, бизнес-процесс Исполнение продвигается дальше по маршруту

План обмена внешними бизнес-процессами между типовыми конфигурациями и «1С:Документооборотом 8» является частью библиотеки стандартных подсистем. Этот план обмена переносит между конфигурациями такие данные, как:

• бизнес-процессы Поручение и Задание
• присоединенные к ним файлы
• задачи этих бизнес-процессов
• внешние роли

В процессе обмена происходит преобразование бизнес-процесса Поручение из «1С:Документооборота 8» в бизнес-процесс Задание из БСП и наоборот.
Для использования этого механизма интеграции необходимо настроить конфигурации следующим образом:

• в настройках программы на закладке Бизнес-процессы установить флажок Использовать интеграцию бизнес-процессов
• настроить узлы обмена данными (раздел Настройка и администрирование )
• настроить внешние роли (раздел Задачи и бизнес-процессы )

В карточках задач внешних бизнес-процессов исполнителям дополнительно показан список присоединенных файлов и содержание предмета задачи в формате HTML или в формате табличного документа «1С:Предприятия 8» (MXL).
В остальном обработка задач внешних бизнес-процессов ничем не отличается от обработки задач других бизнес-процессов.

Другие возможности

Исходный код «1С:Документооборота 8» открыт, и вы можете добавлять к нему другие интеграционные механизмы, даже не снимая конфигурацию с поддержки.

Так, например, можно добавить:

• дополнительные веб-сервисы для взаимодействия с другими приложениями,
• дополнительные планы обмена данными с нетиповыми конфигурациями,
• механизмы взаимодействия с другими приложениями на основе COM-технологий,
• регламентные задания для автоматизированной обработки электронной почты,
• и многое другое.

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей "1С:Документооборот КОРП" и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы "1С:Документооборот" и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных "1С:Предприятие 8"

Веб-клиент и электронная почта 1С

«1С:Документооборот КОРП» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

Любой документ или файл «1С:Документооборот КОРП» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

Также в программе поддерживается:

• Загрузка входящих или внутренних документов,
• Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты,

Зарегистрированные пользователи могут обновлять программу через Интернет.

Механизмы «1С:Документооборот КОРП», которые не поддерживаются в веб-клиенте

Встроенная почта

• Автоматическое сохранение текстов писем
• Отображение фотографий сотрудников
• Автоподбор по первым символам при выборе адресата в исходящем письме
• Вставка картинки из буфера в текст письма
• Проверка орфографии

Работа с файлами

• В веб-клиенте требуется подтверждение при выполнении различных действий с файлами (открытие, сохранение на диск, редактирование и т.п.)
• Если не установлено расширение работы с файлами, то при выполнении основных операций (открыть, редактировать, закончить редактирование) нужно вручную указывать, куда сохранить (откуда загрузить) файл
• Извлечение текста файла на клиенте
• Работа с рабочим каталогом файлов (без установленного расширения работы с файлами)
• Открытие файлов в самой программе (mxl)
• Открытие файлов *.dot, *.dotx, *.pot, *.potx, *.xlt, *.xltx, *.ott, *.stw, *.ots, *.stc, *.otp, *.sti
• Сравнение версий файлов
• Импорт файлов в список файлов и документов
• Экспорт папок файлов
• Импорт папок файлов
• Перетаскивание (drag-n-drop) файлов из диска в программу
• Автоматическое извлечение текстов (обработка)
• Автоматическое распознавание изображений (обработка)
• Автозаполнение шаблонов файлов *.doc
• Групповое сохранение файлов документов